Modalités et Conditions

Ces Modalités et Conditions sur les Services et les Produits Livrables encadrent le processus de travail des différents mandats possibles…

ENTRE

Chapô

(Désignée le « Fournisseur de Services »)

ET 

L’entreprise acquérant les services

(Désignée le « Client » et collectivement avec le Fournisseur de Services, les « Parties »)

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UTILISATION DES PRODUITS LIVRABLES

1.1. Sous réserve du parfait paiement des Services et des Produits Livrables, le Client détient tous droits, titres et intérêts sur les Produits Livrables complétés, sans limites de temps ni de territoire. Il peut utiliser le matériel en totalité ou en partie, et ce, peu importe la plateforme de diffusion.

CONFIDENTIALITÉ

2.1. Le Fournisseur de Services convient de ne pas divulguer à une tierce partie toute information confidentielle sur les affaires du Client incluant les données et informations sur les clients et partenaires du Client dont il a pris connaissance dans le cadre du ou de ses mandats.

2.2. Le Fournisseur de Services est en droit de partager, pour ses études de cas uniquement, des données statistiques provenant de la Google Search Console lorsque le Client lui en a donné l’accès. Ces données ne peuvent PAS inclure, ni des chiffres de ventes, ni des données sur les mots-clés du client. Un accord de la part du Client est requis pour partager des captures d’écrans.

2.3. Le Fournisseur de Services est autorisé à publier sur ses réseaux sociaux des informations relatives à sa relation professionnelle avec le Client. Si le Client souhaite que cette relation demeure confidentielle, il doit remettre au Fournisseur de Services un Accord de Non-Divulgation (NDA) que le Fournisseur de Services devra alors signer.

2.4. Le Fournisseur de Services s’engage à inclure en annexe une Clause de Non-Divulgation pour tout mandat de ghostwriting (prête-plume).

COMMUNICATIONS DURANT LES MANDATS

3.1. La meilleure façon pour joindre Le Fournisseur de Services est par courriel. Une prise de rendez-vous est nécessaire pour un entretien téléphonique ou un appel en vidéoconférence.

3.1.1. Les heures de bureau du Fournisseur de Services sont : du lundi au jeudi de 9h30 à 16h00 et le vendredi de 9h30 à 12h.

3.2. Communications incluses dans les frais de base d’un mandat : Un (1) appel explicatif ou une (1) vidéoconférence explicative en début de mandat (Kick off) d’une durée de 30 minutes, les échanges courriels, la ou les soumissions et la facturation.

3.2.1. Communications qui ne sont PAS incluses dans les frais de base d’un mandat : la planification stratégique, la recherche (sur un sujet ou recherche de mots-clés), les réunions, les entretiens téléphoniques ou vidéoconférence après l’appel explicatif (Kick off).

3.3. Annulation d’un appel, d’une réunion ou d’un entretien par visioconférence : Le Client peut déplacer ou annuler un rendez-vous en respectant un délai de 24h avant la plage horaire confirmée et réservée à l’agenda. Un rendez-vous qui ne serait pas annulé au minimum 24h à l’avance sera facturé pour la première demi-heure de la plage horaire réservée.

DATES DE LIVRAISON

4.1. Les Parties doivent s’entendre, après la signature de l’entente, mais avant le début du mandat sur :

• La date de livraison de la première version (V1) des Produits Livrables (ou son estimation)

• La date de livraison de la Version finale des Produits Livrables (ou son estimation)

Le Fournisseur de Services s’engage à la réalisation du mandat dans les délais prévus lors de la signature de l’entente.

DEMANDE DE MODIFICATIONS APRÈS LA REMISE D’UNE V1

FONCTIONNEMENT

5.1. Les demandes de modifications suite à une V1 des Produits Livrables doivent être regroupées en « rondes » de corrections.

5.1.1. Les  demandes de modifications du Client doivent être faites par écrit sous forme de commentaires dans le fichier Word ou Google Docs de la V1 (dans le Google Drive du Client). 

5.1.2. Lorsque toutes les demandes de modifications du Client (par tous les intervenants) sont dans le document V1, le Client doit aviser le Fournisseur de Services par courriel ou via le document V1 que la « révision du Client » est terminée. Le Fournisseur de Services procède aux corrections pour l’approbation Client (V2). Il s’agit d’une première ronde de corrections. 

INCLUSIONS ET EXCLUSIONS

5.2. Tous les forfaits n’incluent pas automatiquement une ronde de révision à la charge du Fournisseur de Services. La soumission remise au Client indique clairement les inclusions et exclusions.

5.3. Si le Client souhaite transmettre ses commentaires lors d’un entretien téléphonique ou d’une vidéoconférence, il doit en faire la demande auprès du Fournisseur de Services pour prendre un rendez-vous. L’entretien téléphonique ou la vidéoconférence est facturé selon le taux horaire du Fournisseur de Services. 

5.4. Toutes nouvelles demandes, après une ronde de correction, sont considérées comme le début d’une nouvelle ronde. Le travail sur les modifications à faire est facturé selon le taux horaire du Fournisseur de Services.

DÉLAI CLIENT : APPROBATION D’UNE V1

6.1. Le Client doit faire part de ses commentaires au Fournisseur de Services dans un délai de dix (10) jours ouvrables après la livraison d’une version des Produits Livrables. 

Après ce délai, le travail du Fournisseur de Services est réputé « approuvé ». Les demandes de modifications supplémentaires sont alors considérées comme un nouveau mandat.

AUTRES DEMANDES DE MODIFICATIONS 

7.1. Advenant la présence de faits erronés ou de coquilles dans la version finale et corrigée, le Client est en droit de demander une correction des erreurs sans frais supplémentaires.

7.2. Les demandes de modifications ou d’ajustement dépassant les balises du projet et/ou les demandes d’ajouts sont facturées selon le taux horaire du Fournisseur de Services.

7.3. Les demandes de modifications demandées une fois le mandat complété (version finale et corrigée déjà remise au Client) sont considérées comme un nouveau mandat.

7.4. La modification par le Client d’un document de référence ou d’un brief de rédaction faite après le début de travaux peut entraîner un coût additionnel (taux horaire du Fournisseur de Services) pour refaire une version selon les nouveaux paramètres.

TARIFS

8.1. Les Parties sont responsables de s’entendre, avant le début du mandat, sur le coût du projet. Le Fournisseur de Services s’engage à mentionner clairement dans une soumission le mode tarifaire pour chaque service rendu (FORFAIT, ESTIMATION (tarif horaire), Banque d’heures, Retainer). 

8.2. Banque d’heures. L’ouverture d’une banque d’heures revient à « réserver du temps de travail » auprès du Fournisseur de Services. Une banque d’heure est valide pour trois (3) mois. Les heures de travail facturées, mais non utilisées, peuvent être remises à un prochain projet, si celui-ci prend place à l’intérieur des trois mois. Le Fournisseur de Services est responsable de tenir le cumul des heures travaillées et de présenter une ventilation de ces heures utilisées à la fermeture de la banque d’heures.

8.3. Retainer. Tout mandat sous forme de retainer doit être accompagné d’un contrat spécifique.

DATE DE PAIEMENT

9.1. Les mandats de moins de 2000 $ sont facturés à la date de livraison finale des Produits Livrables. (Paiement dans les 30 jours suivant la date de facturation.)

9.2. Les mandats de plus de 2000 $ sont facturés en deux (2) versements : 

• 30 % du devis à la signature du contrat (Paiement dans les 30 jours suivant la date de facturation) 
• 70 % du devis à la date de livraison finale des Produits Livrables (Paiement dans les 30 jours suivant la date de facturation). Le deuxième versement peut comporter un ajustement dépendamment du mode tarifaire de l’entente.

MODE DE PAIEMENT

10.1. Le Fournisseur de Services offre au Client deux (2) modes de paiement :

• Par virement bancaire (l’information bancaire du Fournisseur de Services est sur la facture)

• Par virement Interac

10.2. Un paiement par chèque est possible, mais peut occasionner des frais supplémentaires.

10.3 Le Fournisseur de Services n’envoie pas automatiquement de reçu de paiement. Le Client peut toutefois en faire la demande. 

FRAIS DE RETARD

11.1. Toutes les factures du Fournisseur de Services pour tous les Services et les Produits Livrables sont payables dans les 30 jours suivant la date de la facture (Net 30).

11.2. Tout paiement qui n’est pas effectué dans les trente (30) jours suivant la date de la facturation est considéré en souffrance. Les factures non acquittées après 30 jours de la date de facturation s’exposent à une pénalité (Frais de retard)

11.3. La pénalité (Frais de retard) correspond à 5 % du solde de la facture à payer, plus 2 % du solde pour chaque période de 30 jours supplémentaires (Net 30) .

11.4. Advenant un retard de paiement, le Client doit recevoir un avis de retard du Fournisseur de Services. Il dispose alors de 5 jours ouvrables pour effectuer un paiement. Si un paiement n’est toujours pas effectué, une nouvelle facture sera émise avec la pénalité (frais de retard) de 5%.

11.5. Si le Client fait face à une situation exceptionnelle et hors de son contrôle, il doit aviser le Fournisseur de Services pour lui expliquer la situation et lui proposer un plan de paiement.

RÉSILIATION D’UNE ENTENTE EN COURS

12.1. Advenant le défaut ou l’omission d’une des Parties de respecter l’une ou l’autre de ses obligations en vertu de ces Modalités et Conditions, l’autre partie peut résilier un mandat en donnant un avis écrit préalable de dix (10) jours ouvrables, à moins que la partie visée remédie au défaut à l’intérieur dudit délai.

12.2. Advenant que la résiliation survienne avant la fin du mandat, le Client s’engage à payer le Fournisseur de Services pour tous les Services et les Produits Livrables fournis en date de la résiliation, sans préjudice à toute réclamation du Fournisseur de Services en dommages-intérêts dans le cas où le présent contrat est résilié suite au défaut de paiement du Client.

12.3. Dans le cas d’un mandat de plus de 2 000 $, le premier paiement facturé à la signature de l’entente n’est PAS remboursable.

RÉSILIATION D’UNE ENTENTE AVANT LE DÉBUT D’UN MANDAT

Pénalités lors de la résiliation d’une entente par Le Client après la signature de l’entente, mais avant le début du mandat.

13.1. Dans le cas d’un mandat de moins de 2 000 $, le Client s’expose à des frais administratifs de 100 $ pour les dommages et pertes causés par la résiliation de l’entente. 

13.2. Dans le cas d’un mandat de plus de 2 000 $, le premier paiement facturé à la signature de l’entente (30 % du devis), n’est PAS remboursable. 

REPORT D’UN MANDAT EN COURS

14.1. En présence d’un mandat en cours qui serait « mis en pause » « ou reporté » par le Client, le Fournisseur de Services est en droit d’exiger au Client un paiement pour le travail effectué à ce jour après plus de trente (30) jours ouvrables d’inactivité. Le travail effectué par le Fournisseur de Services est réputé « approuvé » et la reprise du travail est alors considérée comme un nouveau mandat.

14.2. Dans le cas d’un mandat de plus de 2 000 $, le premier paiement facturé à la signature de l’entente (30 % du devis) n’est PAS remboursable.

REPORT D’UN MANDAT AVANT LE DÉBUT D’UN MANDAT

15.1. En présence d’un mandat qui serait « mis en pause » après la signature de l’entente, mais avant le début du mandat, Le Client bénéficie de trente (30) jours ouvrables pour débuter le mandat ou résilier le contrat.

15.2. En cas de résiliation, les pénalités des clauses 13.1 et 13.2 s’appliquent.

FORCE MAJEURE

16.1. Les Parties conviennent que ni le Fournisseur de Services ni le Client ne seront tenus responsables de tout retard ou manquement à leurs obligations contractuelles causés par des événements de force majeure, y compris, mais sans s’y limiter, les catastrophes naturelles et désastres, les maladies graves ou invalidités.

16.2. Avis en cas de force majeure : Fournisseur de Services. En cas de force majeure, le Fournisseur de Services doit donner un avis préalable de dix (10) jours ouvrables avant la résiliation du mandat. Cet avis doit inclure une description de la situation, les travaux déjà effectués, ainsi qu’une proposition de paiement pour les services rendus jusqu’à cette date.

16.3. Avis en cas de force majeure : Client. Le Client doit donner un avis préalable de dix (10) jours ouvrables au Fournisseur de Services avant la résiliation du mandat. Cet avis doit inclure une description de la situation et l’engagement de payer le Fournisseur de Services pour tous les services et les produits livrables fournis à la date de la résiliation.

16.4. Le Fournisseur de Services s’engage à remettre au Client tout le travail effectué jusqu’à la date de la résiliation. Le Client, en contrepartie, s’engage à payer le Fournisseur de Services pour tous les services et produits livrables fournis en date de la résiliation.

ENTENTE & AMENDEMENT

17.1. Pour les mandats qui ne font pas l’objet d’un contrat, ces Modalités et Conditions constituent une entente entre les Parties. Le Fournisseur de Services est tenu de présenter les Modalités et Conditions au Client avant le début d’un mandat. 

L’acceptation du devis représente une acceptation des Modalités et Conditions de Chapô et constitue la preuve de l’entente entre les Parties.

17.2. Si le Client désire apporter des changements aux Modalités et Conditions, il doit en faire la demande, par écrit, au Fournisseur de Services. Si l’amendement est accepté, le Fournisseur de Services notera les informations amendées et informera le Client par courriel. Ce courriel constitue la preuve de l’entente entre les Parties.

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